Документы

Храните все файлы компании в одном месте. Создавайте договоры, накладные и акты из шаблона одной кнопкой и отправляйте клиенту.

В разделе «🗂 Документы» отображаются все файлы, загруженные к клиентам, проектам и заказам. А в карточках договоров и заказов есть раздел «📄 Документы (договор, накладная)». Там документ создаётся из готового шаблона.

Как загрузить и найти документ

Нажмите кнопку «+ Загрузить документ».

Выберите «Категория» (договор, отчёт, декларация, акт, финансовый документ, документ, удостоверяющий личность, другое). При необходимости выберите также «Клиент» и «Проект».

Нажмите «📎 Выбрать и загрузить файл» и выберите файл.

Введите в поле поиска название файла, клиента или проекта. Фильтровать также можно списком «Все клиенты» и кнопками категорий.

Как создать документ из шаблона

В списке договоров нажмите у договора кнопку «Документ договора (из шаблона)» или перейдите в раздел «📄 Документы (договор, накладная)» внизу карточки заказа.

Выберите шаблон из списка. Для HTML-шаблонов результат можно заранее посмотреть через «Предпросмотр» (значок глаза).

Нажмите «Создать документ». Имя клиента, ИНН (VÖEN), реквизиты, товары и сумма автоматически подставляются из карточки.

Скачайте готовый документ, нажав на его название. Чтобы отправить его, нажмите значок «Отправить по email» или «Отправить через WhatsApp».

Шаблоны документов (администратор)

Перейдите в раздел Настройки → «📄 Шаблоны документов» и нажмите «+ Шаблон».

Укажите «Имя», выберите «Тип документа» (Договор, Договор купли-продажи, Индивидуальная накладная, Акт приёма-передачи, Другой документ) и «Тип клиента».

Выберите «Формат»: «HTML (пишется здесь)» или «Файл Word (.docx)».

Добавляйте переменные в текст щелчком — они записываются в виде {{...}}. В шаблоне Word впишите в строку таблицы товаров {{#mallar}} ... {{/mallar}}. Логотип компании (Настройки → Логотип) автоматически появляется справа вверху при печати; чтобы поставить его в другом месте, впишите {{loqo}}. Затем нажмите «Сохранить».

Правила

Размер загружаемого файла — не более 10 МБ. Разрешённые форматы: PDF, Word, Excel, CSV, TXT, ZIP, JPG, PNG. Общий объём хранилища зависит от тарифа.

Нумерация автоматическая: индивидуальная накладная получает префикс QM-, договор купли-продажи — AS-, акт — AKT-, а документ договора берёт номер договора. При повторном создании того же документа номер не меняется, а версия увеличивается (v2, v3).

Если подключён Google Drive, созданный документ сохраняется в PDF, и рядом появляется ссылка «Drive». Если не подключён, документ сохраняется в формате HTML или DOCX.

Создавать, изменять и удалять шаблоны может только администратор. Для создания документа нужно право «Документы — создание».

Продавец может изменять категорию и удалять только файлы, загруженные им самим.

Для отправки по email нужно право «Email — создание», для WhatsApp — право «WhatsApp — создание». Если у клиента нет email, укажите получателя вручную.

Перед созданием документа по шаблону система проверяет, какие поля (напр. ИНН, IBAN) останутся пустыми, показывает их и просит подтверждение. В шаблонах есть переменные НДС: {{ƏDV_siz_məbləğ}}, {{ƏDV_dərəcəsi}}, {{ƏDV}}, {{cəm}}, {{cəm_sözlə}}. Нажатие на имя файла открывает предпросмотр (PDF, изображение, текст), ⬇ — скачать. Проект, договор и сделка должны принадлежать выбранному клиенту.

Каждое изменение шаблона — новая версия; у созданного документа указано, из какой версии шаблона он создан. В редакторе можно проверить даже несохранённый текст через «Реальные данные: последний заказ / договор». Переменные с явным источником: {{müqavilə_məbləğ}}, {{sifariş_məbləğ}}, {{sifariş_cəm}} ({{məbləğ}} — сумма собственного источника документа). Если Google Drive не подключён, документ сохраняется как HTML — откройте его и выберите «Печать → Сохранить как PDF».

При загрузке сначала выберите файл — показываются имя и размер; файлы больше 10 МБ или недопустимого типа не загружаются; затем нажмите «Загрузить». Файл можно привязать к клиенту, проекту или открытой сделке клиента; при выборе проекта клиент заполняется сам. Внизу созданного документа указаны номер, версия и время создания; суммы — в формате 1 234,56.

Шаблоны, подходящие для типа клиента, выводятся в начале списка. Шаблоны для других типов отображаются в группе «Для другого типа клиента».