Заказы

Открывайте заказы клиентов, отслеживайте этапы выполнения, регистрируйте файлы и оплаты. Срок, резерв на складе и кредитную проверку система выполняет автоматически.

Раздел «📦 Заказы» — центр продаж. В карточках вверху видны количество активных заказов, просроченные заказы, заказы в ожидании файла и общий остаток задолженности. При нажатии на карточку список открывается с соответствующим фильтром. Заказы без прикреплённого файла или просроченные выделяются в списке красным цветом. Этот модуль доступен в тарифах Business и Enterprise.

После частичной отгрузки «новый» заказ сам становится «в работе» и получает отметку «частично отгружено»; есть фильтры «📦 Частично отгружено» и «💳 Частично оплачено». В розничном заказе при достижении оптового минимума строка предлагает «Применить оптовую цену».

Как создать новый заказ

Нажмите кнопку «+ Новый заказ».

Выберите «Клиент» и «Тип заказа». Форма сама рассчитает и покажет срок: сколько это рабочих дней и в течение скольких часов нужно загрузить файл.

Если у вас есть право (видно поле «Срок исполнения»), срок можно изменить вручную при создании заказа. Если дата отличается от автоматической, укажите причину — изменение попадёт в историю.

При необходимости выберите «Ответственный сотрудник» и «НДС» (0% или 18%). Цена в карточке товара — с НДС: в заказе с НДС в строку попадает цена без НДС, НДС добавляется сверху — итог равен цене на полке.

В таблице «Товары и услуги» выберите «Товар (со склада)» или для услуги, которой нет на складе, укажите «Описание». Затем введите «Количество», «Цена» и «Скидка %».

При выборе складского товара под ним появляется список складов: «Любой склад» (система сама берёт товар со складов, где есть свободный остаток) или конкретный склад. Рядом с каждым складом указан свободный остаток, рядом с количеством — единица измерения.

Заказ сверх свободного остатка тоже принимается: в форме появляется предупреждение «Не хватает: N». Имеющаяся часть резервируется, недостающая — автоматически при поступлении или перемещении товара.

Чтобы выдать товар бесплатно, отметьте в строке флажок «Бонус». Цена бонусного товара становится 0, но он всё равно списывается со склада.

Если нужна ещё одна строка, нажмите «Добавить строку», затем нажмите кнопку «Сохранить».

Выполнение заказа

Откройте заказ в списке.

Меняйте статус последовательно: «▶ Начать выполнение» (новый → в работе), «✔ Готово», «🚚 Выдан». Кнопкой «🚚 Выдать» заказ можно сразу передать клиенту с любого активного этапа.

При нажатии «🚚 Выдать» открывается окно выдачи: показано, сколько каждого товара списывается с какого склада (сначала склады резерва). При необходимости измените количества — сумма должна равняться количеству в заказе — и нажмите «Выдать и списать со склада».

Если требуется файл, добавьте его в разделе «📎 Файлы» кнопкой «+ Загрузить файл». Как только файл загружен, предупреждения прекращаются.

Измените состав активного заказа кнопкой «✏️ Редактировать», а если заказ больше не нужен, нажмите «Отмена».

Чтобы открыть новый заказ с тем же клиентом и товарами, нажмите «Повторить». Цены товаров со склада берутся по состоянию на сегодня.

Как зарегистрировать оплату

В разделе заказа «💰 Платежи» нажмите «+ Внести оплату».

Укажите «Сумма», «Дата» и «Способ» (наличные, перевод, карта), при желании добавьте «Примечание».

Нажмите «Сохранить». «Остаток долга» пересчитается автоматически.

Правила и автоматические операции

Срок задаётся по типу заказа: к дате заказа прибавляются рабочие дни, выходные и праздники не считаются. Срок может изменить администратор; если это разрешено в Настройки → «Правила продаж», — также сотрудники с правом редактирования заказов. Причина обязательна, прошедшую дату выбрать нельзя. Старая дата остаётся в разделе «📅 История изменения срока».

Если файл обязателен и не загружен в течение установленного времени, заказ становится красным. Ответственный сотрудник и руководители получают уведомление, которое повторяется до появления файла. Заказ без файла нельзя передать клиенту.

Когда до срока остаётся столько рабочих дней, сколько указано в типе заказа, ответственный сотрудник получает предупреждение. Когда срок проходит, заказ получает отметку «Просрочено», а руководитель — уведомление.

В карточке заказа видна «📦 Обеспеченность складом»: по каждому товару — нужное, зарезервированное (по складам) и недостающее количество. При смене склада строки старый резерв снимается, а новый ставится одновременно. Резерв отменённого или выданного заказа освобождается и переходит к более старым заказам с нехваткой (сначала самый ранний). Физический остаток никогда не уходит в минус.

Если текущий долг клиента вместе с суммой этого заказа превышает кредитный лимит или клиент заблокирован, заказ создаётся, но попадает в ожидание «⏸ кредит». Такой заказ не идёт в работу, пока сотрудник с правом «Финансы — изменение» не нажмёт «✅ Одобрить в кредит». Когда лимит заполнен на 80%, в форме появляется жёлтое предупреждение.

Если в разделе «Правила продаж» включён соответствующий параметр, при переходе заказа в работу из шаблона «Индивидуальная накладная» автоматически создаётся документ накладной.

Долг = сумма заказа − оплаты. Оплата не может превышать остаток задолженности, по отменённому заказу оплата не регистрируется. В одном заказе может быть не более 200 строк.

Закрытый (переданный клиенту или отменённый) заказ не изменяется. Удалить заказ может только администратор. Переданный клиенту заказ не удаляется.

В карточке заказа кнопка «🧾 Создать счёт» создаёт счёт-черновик со строками заказа и привязывает его к заказу. Такой счёт не учитывается в долге и продажах отдельно — обязательство в заказе, оплата тоже регистрируется в заказе. У заказа один активный счёт; если его отменить, можно создать новый.

Дата оплаты не может быть в будущем: фактическая оплата регистрируется только после поступления денег, иначе долг и поступления уменьшились бы раньше времени.

Частичная выдача: уменьшите количество в окне выдачи — «Выдать частично». Выданная часть списывается, остальное остаётся в резерве, в строках заказа видно «выдано: N»; после выдачи последней части заказ становится «Выдан». После частичной выдачи товары заказа менять нельзя.

Срок оплаты: N дней после выдачи (по умолчанию 7, Настройки → Правила продаж). Просроченный долг считается от этой даты. Сотрудник с правами финансов может изменить его в заказе, указав причину. Для заказа и счёта можно создать «График платежей»; оплаты распределяются по платежам по дате и видны в Финансы → «Ожидаемые платежи».

Если в Настройки → Правила продаж включено «Этапы заказа проходятся по порядку», кнопка прямой выдачи скрыта: новый → в работе → готов → выдан. В KPI продажа записывается на ответственного в момент создания — последующая смена ответственного не меняет прошлые показатели.

В списке под остатком долга указано, что он значит: «срок не наступил» (ещё не выдан), «оплата: дата» или «оплата просрочена на N дн.».

Действие обязательного файла выбирается в типе заказа (Настройки → Типы заказов): только предупреждение, запрет перехода в работу или запрет выдачи (по умолчанию). В любом случае по истечении срока приходит напоминание.

В типе заказа настраивается частота напоминания «нет файла» (часы), максимальное число раз и получают ли его руководители. Правила типа действуют только для новых заказов; часы календарные, в форме указан точный срок файла. Число вне диапазона не сохраняется (не меняется молча).

Карточка «Срок файла истёк» считает только заказы без файла, у которых время ожидания закончилось; остальные показаны ниже как «ещё есть время». В форме заказа кредитный блок считается так: долг по другим заказам и счетам + этот заказ = итого, сравнивается с лимитом. В разделе документов последняя версия каждого типа отмечена «последняя», прежние открываются кнопкой «Прежние версии».

Пользуйтесь фильтрами вверху списка: «Активный», «⚠️ Опаздывает», «📎 Без файла», «💰 С долгом», «Выданы», «Все». Если нажать на карточку «Остаток долга», откроется список «💰 Клиенты-должники».