Anbar uçotu: Excel-dən anbar proqramına addım-addım keçid

Excel-də anbar uçotu harada çətinləşir?

Excel cədvəlində qalıq çox vaxt əl ilə yazılır və ya formulalarla hesablanır. Bir nəfər işləyəndə bu, idarə olunandır. Lakin satış, anbardar və mühasib eyni fayla toxunanda səhvlər yığılmağa başlayır və onların mənbəyini tapmaq çətinləşir.

• Formulalar təsadüfən silinir və ya sətir əlavə edəndə pozulur.
• Faylla eyni anda yalnız bir nəfər rahat işləyə bilir, digərləri köhnə versiyaya baxır.
• Qalığı kimin, nə vaxt və niyə dəyişdiyini görmək mümkün olmur.
• Sifarişə ayrılmış (rezerv) mal ilə sərbəst mal fərqlənmir və eyni mal iki müştəriyə vəd edilir.
• Bir neçə anbar olanda köçürmələr ayrı-ayrı vərəqlərdə itir.
• Mal minimum həddə düşəndə heç kim xəbərdar olmur.

Keçiddən əvvəl: nomenklaturanı qaydaya salın

Nomenklatura, yəni mal siyahısı anbar uçotunun təməlidir. Eyni mal «Su 0,5», «Su 0.5 l» və «Mineral su 500ml» kimi üç sətirdə yazılıbsa, heç bir proqram düzgün qalıq göstərməyəcək. Ona görə də idxaldan əvvəl siyahını təmizləmək ən vacib addımdır.

• Vahid adlandırma qaydası qəbul edin: növ, marka, ölçü, rəng eyni ardıcıllıqla yazılsın.
• Hər mala unikal kod verin; barkod varsa, onu ayrıca qeyd edin.
• Ölçü vahidini ayrıca sütunda saxlayın və malın adına daxil etməyin.
• Dublikatları birləşdirin və artıq satılmayan malları ayırın.
• Mal ilə xidməti ayırın: çatdırılma və quraşdırma anbar qalığına düşməməlidir.
• Tez bitən mallar üçün minimum qalıq həddini əvvəlcədən müəyyən edin.

Excel-dən proqrama keçid: 6 addım

Keçidi bayram və ya mövsümi pik dövrünə salmayın: ilk həftələrdə işçilər yeni qaydaya alışır və sürət bir qədər azalır. Sakit dövrdə başlamaq səhvləri vaxtında görməyə imkan verir.

• Kəsim tarixi seçin, məsələn ayın ilk iş günü. Bu tarixdən sonra bütün hərəkətlər yalnız proqramda aparılır.
• Kəsim tarixində fiziki sayım keçirin. İlkin qalıq Excel-dəki rəqəm deyil, rəfdə sayılan miqdar olmalıdır.
• Təmizlənmiş nomenklaturanı və sayılmış qalıqları proqrama idxal edin; əvvəlcə kiçik bir faylla sınayın.
• Sənəd axınını müəyyən edin: mal anbara hansı sənədlə girir, satışda haradan çıxır, köçürməni kim edir.
• Rolları bölüşdürün: anbardar giriş və köçürmə edir, satıcı sifariş yaradır, rəhbər hesabatlara baxır.
• İlk ayın sonunda nəzarət sayımı keçirin və fərqlərin səbəbini təhlil edin.

Əsas prinsip: qalıq hərəkətlərdən yaranır

Düzgün anbar uçotunda qalığı heç kim əl ilə «düzəltmir». Qalıq yalnız hərəkətlərin nəticəsidir: giriş (mədaxil), çıxış (məxaric), anbarlararası köçürmə və inventarizasiya düzəlişi. Hər hərəkətin tarixi, miqdarı, anbarı və icraçısı olur, ona görə də istənilən rəqəmin haradan gəldiyini izləmək mümkündür.

İkinci vacib anlayış rezervdir. Müştəri sifariş verib, amma mal hələ təhvil verilməyibsə, o mal fiziki olaraq anbardadır, lakin başqasına satıla bilməz. Ona görə də üç rəqəmi ayırmaq lazımdır: qalıq (fiziki miqdar), rezerv (sifarişlərə ayrılan) və sərbəst qalıq (qalıq çıxılsın rezerv). Satıcı yalnız sərbəst qalığa baxaraq söz verməlidir.

İnventarizasiya: nə vaxt və necə aparılır?

Ən yaxşı proqram da oğurluğu, zədələnmiş malı və ya qeyd edilməmiş çıxışı özü görmür. Bunu yalnız müntəzəm sayım üzə çıxarır. Kiçik anbarlarda tam sayımı rübdə bir dəfə, sürətli dövr edən və bahalı mallar üzrə seçmə sayımı isə daha tez-tez keçirmək məqsədəuyğundur.

• Sayım vaxtı həmin anbarda giriş və çıxış etməyin, əks halda fərq yanlış hesablanır.
• Sayan şəxs sistemdəki rəqəmi görməməlidir; «kor sayım» daha dürüst nəticə verir.
• Fərqləri dərhal silməyin: əvvəl səbəbini yoxlayın, sonra təsdiqləyin.
• Nəticəni sayan şəxs, anbardar və rəhbərin imzaladığı aktla rəsmiləşdirin.
• Təkrarlanan fərqlər eyni mallarda çıxırsa, prosesdə boşluq axtarın.

Tipik səhvlər

• Excel-dəki qalığı sayım keçirmədən ilkin qalıq kimi köçürmək.
• Keçiddən sonra Excel-də paralel uçot aparmağa davam etmək.
• Fərqləri «düzəliş» ilə səbəbsiz bağlamaq; bir neçə aydan sonra heç kim nəyin niyə dəyişdiyini bilmir.
• Xidmətləri mal kimi açmaq və onları anbar qalığında göstərmək.
• Anbardara proqram verib sənəd axınını və məsuliyyəti yazılı şəkildə müəyyən etməmək.
• İdxaldan sonra nümunə olaraq bir neçə malın qalığını rəflə müqayisə etməmək.

SBT CRM-də anbar uçotu

SBT CRM-in «Stok və Anbar» bölməsində hər mal üçün qalıq, rezerv və sərbəst miqdar ayrıca göstərilir. Qalığı əl ilə yazmaq olmur: o, giriş, çıxış, düzəliş və anbarlararası köçürmə hərəkətlərindən hesablanır, hamısı «Hərəkətlər jurnalı»nda kim tərəfindən və nə vaxt edildiyi ilə görünür. Mallar Excel-dən «İdxal .xlsx» ilə yüklənir; ən asan yol əvvəlcə ixrac edib həmin faylı nümunə kimi istifadə etməkdir. Sərbəst qalıq minimum həddən aşağı düşəndə anbardarlara və adminlərə bildiriş gedir.

«Sayım» tabında inventarizasiya qaralama kimi başlayır, miqdarlar əl ilə, barkod skaneri ilə və ya Excel vərəqi ilə yazılır, «Kor sayım» seçimi də var. Təsdiqdən sonra fərqlər jurnala düşür, akt isə üç imza yeri ilə çap olunur. Telefon və elektronika satanlar üçün hər ədədin IMEI və ya seriya nömrəsini izləmək mümkündür. Bu modul Business və Enterprise paketlərində mövcuddur.

SBT Consulting & Solutions olaraq keçid layihələrində ilk işimiz həmişə nomenklaturanı və ilkin sayımı qaydaya salmaq olur. Bu hazırlıq görüləndə keçid daha qısa olur, qalıqlara isə ilk gündən etibar etmək olur.

Tez-tez verilən suallar

Anbar uçotu necə aparılır?

Hər mal üçün vahid kod və ölçü vahidi müəyyən edilir, bütün girişlər, çıxışlar və köçürmələr sənədlə qeydə alınır, qalıq bu hərəkətlərdən hesablanır və müntəzəm inventarizasiya ilə fiziki qalıqla müqayisə olunur.

Excel-də anbar uçotu aparmaq olarmı?

Kiçik çeşid və bir istifadəçi olduqda olar. Bir neçə anbar, rezerv, eyni anda işləyən bir neçə işçi və hərəkət tarixçəsi lazım olanda Excel səhvlərə yol açır və proqram daha etibarlı olur.

Proqrama keçəndə ilkin qalıqları necə daxil etmək lazımdır?

Kəsim tarixində fiziki sayım keçirin və sayılan miqdarları idxal edin. Excel-dəki rəqəmləri yoxlamadan köçürmək köhnə səhvləri yeni sistemə daşıyır.

İnventarizasiyanı nə qədər tez-tez keçirmək lazımdır?

Bu, çeşiddən və risklərdən asılıdır. Praktikada tam sayım ildə ən azı bir neçə dəfə, bahalı və tez satılan mallar üzrə seçmə sayım isə daha tez-tez keçirilir. Vergi və mühasibat tələbləri üçün mühasibinizlə məsləhətləşin.