Kassa proqramı seçərkən nələrə diqqət etməli: qaytarma, növbə, stok və ƏDV

Əvvəlcə öz prosesinizi təsvir edin

Proqramları müqayisə etməzdən əvvəl mağazanızın necə işlədiyini kağız üzərində yazın. Təcrübədə ən çox problem proqramın özündən yox, onun şirkətin real prosesinə uyğun gəlməməsindən yaranır. Aşağıdakı suallara cavab sizin üçün vacib funksiyaların siyahısını müəyyən edəcək.

• Neçə satış nöqtəsi və neçə anbar var, hər kassa hansı anbardan satır?
• Yalnız pərakəndə satırsınız, yoxsa bəzi müştərilərə topdan qiymət də tətbiq olunur?
• Mallarda barkod var, yoxsa kassir malı adla axtarır? Seriya və ya IMEI nömrəsi ilə satılan mal varmı?
• Maldan başqa xidmət də satırsınızmı (çatdırılma, quraşdırma, təmir)?
• Mühasibat hansı proqramda aparılır və satış məlumatı ora necə ötürülməlidir?
• Bir kassada bir neçə kassir növbə ilə işləyir, yoxsa hər kassirin öz kassası var?

Satış ekranı: sürət və səhvsizlik

Növbədə uzanan hər əlavə saniyə müştəri axını çox olan mağazada hiss olunur. Proqramı demo rejimində yoxlayarkən real ssenarini sınayın: skanerlə bir neçə mal oxudun, miqdarı dəyişin, ödənişin bir hissəsini nağd, bir hissəsini kartla qəbul edin və qəbzi çap edin.

Sensor ekranlı kassa istifadə edəcəksinizsə, düymələrin və mal plitələrinin barmaqla rahat seçildiyinə əmin olun. Termoprinterlə işləyirsinizsə, qəbzin hər dəfə çap pəncərəsi açılmadan birbaşa çap olunub-olunmadığını yoxlayın.

• Barkod oxunan kimi mal səbətə düşməlidir, əlavə düymə basmaq lazım olmamalıdır.
• Eyni malın təkrar oxunması miqdarı artırmalı, yeni sətir yaratmamalıdır.
• Qarışıq ödəniş (nağd və kart) və pul üstünün hesablanması avtomatik olmalıdır.
• Malı ad, kod və qrup üzrə tez tapmaq mümkün olmalıdır.
• Qəbzin eni printerinizin lentinə (adətən 58 və ya 80 mm) uyğun qurulmalıdır.

Növbə və kassa nəzarəti

Nağd pulun itməsi çox vaxt oğurluqdan deyil, nəzarətsiz prosesdən başlayır: növbə açılış qalığı yazılmır, kassalar arasında kassirlər qarışır, gün sonunda sayılan nağd sistemdəki rəqəmlə müqayisə olunmur. Yaxşı kassa proqramı bu addımları məcburi edir.

• Növbə açılanda kassadakı açılış nağdı qeyd olunmalıdır.
• Növbə bağlanmadan cari cəmləri görmək üçün X hesabat olmalıdır.
• Z hesabatda kassir faktiki saydığı nağdı yazmalı, sistem isə fərqi göstərməlidir.
• Hər kassa konkret kassirlərə bağlana bilməli, kassir başqasının kassasında satış edə bilməməlidir.
• Kassir yalnız işi üçün lazım olan bölmələri görməlidir; qaytarma kimi həssas əməliyyatlar ayrıca hüquq tələb etməlidir.

Qaytarma: ən diqqətli yanaşma tələb edən əməliyyat

Qaytarma həm müştəri xidmətinin, həm də daxili nəzarətin həssas nöqtəsidir. Qaydalar zəif olanda saxta qaytarma ilə nağd pul çıxarmaq asanlaşır. Seçim zamanı proqramın qaytarmanı necə qeydə aldığını ətraflı soruşun.

Ayrıca vacib məqam: satış çeki silinməməli və dəyişdirilməməlidir. Səhv vurulmuş satış qaytarma ilə düzəldilir, sonra düzgün çek yenidən vurulur. Çeki silməyə icazə verən sistem həm nəzarət, həm də uçot baxımından risklidir.

• Qaytarma əsas çekə bağlanmalı, qaytarılan miqdar satılandan çox olmamalıdır.
• Qaytarılan mal avtomatik anbara qayıtmalı, qaytarma qəbzi çap olunmalıdır.
• Kassirin hüququ yoxdursa, menecer öz giriş məlumatları ilə yerində təsdiq verə bilməlidir.
• Çeki tapılmayan qaytarmada səbəb məcburi olmalı, bu imkan lazım olmasa bağlana bilməlidir.
• Qaytarma müddəti məhdudlaşdırıla bilməli, müddət keçəndə yalnız səlahiyyətli şəxs qaytarma edə bilməlidir.

Stok və qiymət: kassa anbardan ayrı işləməməlidir

Kassa ayrı, anbar ayrı proqramda aparılanda qalıqlar ay sonunda inventarizasiyada «sürpriz» verir. Satılan mal dərhal kassanın bağlı olduğu anbardan çıxılmalı, qaytarılan mal oraya qayıtmalıdır. Mənfi qalığa icazə verməyən sistem uçot intizamını qoruyur, amma bunun üçün mal mədaxilinin də vaxtında daxil edilməsi tələb olunur.

• Hər kassa konkret anbara bağlı olmalı, qalığı olmayan mal satışa düşməməlidir.
• Minimum qalıq həddi və azalan mallar barədə xəbərdarlıq olmalıdır.
• Pərakəndə və topdan qiymət ayrıca saxlanmalı, topdan qiymət üçün minimum miqdar qoyulmalıdır.
• Xidmətlər anbara düşmədən satılmalıdır.
• Bütün stok hərəkətləri (satış, qaytarma, köçürmə, sayım) jurnalda izlənilməlidir.

ƏDV və fiskal tələblər

Azərbaycanda pərakəndə satışda fiskal çek onlayn kassa aparatı (NKA) vasitəsilə verilir. Kassa proqramı ilə NKA eyni şey deyil: proqram satış, stok və hesabatları idarə edir, fiskal çeki isə aparat formalaşdırır. Ona görə seçim zamanı soruşun: proqram sizin aparatla birbaşa inteqrasiya olunubmu, yoxsa fiskal çek nömrəsi əl ilə qeyd edilir.

ƏDV baxımından hər malın öz dərəcəsi (ƏDV-li, sıfır dərəcəli və ya azad) mal kartında saxlanmalı, satış qiyməti ƏDV daxil göstərilməli, qəbzdə və gün sonu hesabatında ƏDV məbləği ayrıca görünməlidir. Konkret vergi tələblərini və dərəcələri mühasibinizlə və ya rəsmi mənbələrlə dəqiqləşdirin; bu yazı hüquqi məsləhət deyil.

SBT CRM-də Kassa (POS) bölməsi

SBT CRM-in «Kassa» bölməsi stok, sifarişlər və müştərilərlə eyni sistemdə işləyir və Business və Enterprise paketlərində mövcuddur. Kassa yalnız bağlı olduğu anbardan satır, satılan mal həmin anbardan avtomatik çıxılır, qaytarılan mal isə ora qayıdır.

Fiskal hissədə vəziyyəti açıq deyirik: hazırda kassa NKA ilə «əl rejimində» işləyir. Kassir aparatın çek nömrəsini ödənişdə və ya sonradan çekin pəncərəsində yazır, CRM-in öz qəbzi isə «Fiskal çek deyil» yazısı ilə çap olunur. Aparatlarla birbaşa inteqrasiya növbəti mərhələdədir.

SBT Consulting & Solutions komandası kassa, anbar və mühasibat proseslərini bir yerdə təhlil edib qurulmasına kömək edir. Ətraflı məlumat crm.sbt.az saytındadır.

• Barkod, ad, kod və ya IMEI ilə axtarış, qruplarla mal paneli və sensor ekran rejimi.
• Nağd, kart və qarışıq ödəniş, pul üstü, termoprinterdə önbaxışsız qəbz çapı.
• Növbə açılışı, X hesabat və sayılmış nağdla Z hesabat, kassanın kassirlərə bağlanması.
• Çek üzrə və çeksiz qaytarma, menecerin yerində təsdiqi, tənzimlənən qaytarma müddəti; çeklər silinmir.
• Mal kartında ƏDV dərəcəsi, qəbzdə və X və Z hesabatlarında ƏDV məbləği, topdan qiymət və minimumlar, 1C-yə ötürmə.

Tez-tez verilən suallar

Kassa proqramı ilə onlayn kassa aparatı (NKA) eyni şeydir?

Xeyr. NKA fiskal çeki formalaşdıran qeydiyyatlı aparatdır, kassa proqramı isə satışı, stoku, növbələri və hesabatları idarə edir. Seçim zamanı proqramın aparatla necə əlaqələndiyini mütləq soruşun.

Səhv vurulmuş çeki silmək olarmı?

Düzgün təcrübədə satış çeki silinmir və dəyişdirilmir. Səhv qaytarma əməliyyatı ilə düzəldilir və düzgün çek yenidən vurulur, beləcə bütün hərəkətlər jurnalda qalır.

Çeksiz qaytarmaya icazə vermək lazımdırmı?

Bu, biznesin siyasətindən asılıdır. İcazə verirsinizsə, səbəbin yazılması və səlahiyyətli şəxsin təsdiqi məcburi olmalıdır; ehtiyac yoxdursa, bu imkanı tamamilə bağlamaq daha təhlükəsizdir.

Kassa və anbar proqramı ayrı ola bilərmi?

Ola bilər, amma bu halda qalıqları daim uzlaşdırmaq lazım gəlir və inventarizasiyada fərqlər çox olur. Kassa satışının anbardan dərhal silindiyi vahid sistem uçotu sadələşdirir.