Anbarda inventarizasiya necə aparılır: hazırlıq, sayım və fərqlərin təhlili

İnventarizasiya nə üçün lazımdır?

Uçot sistemi yalnız ona daxil edilən hərəkətləri bilir. Rəfdə zədələnən, səhv təhvil verilən, sənədsiz götürülən və ya qəbul zamanı az sayılan mal sistemdə görünmür. Vaxt keçdikcə proqramdakı qalıq ilə rəfdəki miqdar arasında fərq böyüyür və satıcı olmayan malı müştəriyə vəd edir, alış isə artıq olan mal üçün sifariş verir.

İnventarizasiyanın məqsədi təkcə rəqəmləri bərabərləşdirmək deyil. Daha vacib nəticə fərqlərin səbəbini tapmaq və prosesdəki boşluğu bağlamaqdır. Bir dəfə düzəldilmiş qalıq səbəb aradan qaldırılmayanda növbəti sayıma qədər yenidən pozulur.

• Qalıqlara etibarı bərpa etmək: satış və alış qərarları real rəqəmə əsaslanır.
• İtkiləri, oğurluğu və zədələnmiş malı vaxtında aşkar etmək.
• Maddi məsul şəxsin məsuliyyətini sənədlə təsdiqləmək.
• Mühasibat hesabatı üçün malların faktiki dəyərini müəyyən etmək.

Sayıma hazırlıq: yarı uğur buradadır

Təcrübədə sayımdakı səhvlərin çoxu sayım günü deyil, hazırlıq mərhələsində yaranır. Anbar səliqəsizdirsə, sənədlər işlənməyibsə və kimin nəyi saydığı bəlli deyilsə, ən diqqətli komanda da etibarlı nəticə ala bilməz.

• Sayım əmri verin: tarix, anbar, komissiyanın tərkibi və sayılacaq mal qrupları yazılı müəyyən edilsin.
• Sayımdan əvvəl bütün giriş, çıxış, qaytarma və köçürmə sənədlərini sistemdə tamamlayın.
• Anbarı səliqəyə salın: eyni mal bir yerdə olsun, açılmış qutular ayrıca qeyd edilsin.
• Zədələnmiş, müddəti keçmiş və müştəriyə məxsus (məsuliyyətli saxlamada olan) malları ayırın.
• Anbarı zonalara bölün və hər zonanı konkret sayım cütlüyünə tapşırın.
• Barkod skanerlərini, sayım vərəqlərini və etiketləri əvvəlcədən hazırlayın.

Sayım günü: kor sayım, iki nəfər və kəsim anı

Kəsim anı (cut-off) inventarizasiyanın ən çox nəzərdən qaçan anlayışıdır. Sayım başlayan andan bitənə qədər həmin anbarda giriş və çıxış olmamalıdır. Əgər iş dayandırıla bilmirsə, sayım zamanı gələn malı ayrıca saxlayın və sayıma qatmayın, çıxan malı isə dəqiq qeyd edin. Əks halda fərq səhv hesablanır və heç vaxt olmayan «kəsir» və ya «artıq» yaranır.

Kor sayım o deməkdir ki, sayan şəxs sistemdəki qalığı görmür. Rəqəmi bilən insan şüursuz olaraq ona «yaxın» say tapır və ya şübhəli halda sistemdəki rəqəmi yazır. Kor sayım daha çox vaxt aparsa da, nəticəsi daha dürüst olur.

İki nəfərlik sayımda biri sayır, digəri yazır və ya yoxlayır. Bahalı və həssas mallarda müstəqil təkrar sayım keçirmək məqsədəuyğundur: ilk sayımla uyğun gəlməyən mövqeləri başqa cütlük yenidən sayır.

• Rəfləri bir istiqamətdə, ardıcıl sayın və sayılmış yeri işarələyin.
• Qutunun üzərindəki rəqəmə deyil, içindəki faktiki miqdara baxın.
• Ölçü vahidinə diqqət edin: qutu ilə ədədi qarışdırmaq ən tipik səhvdir.
• Sistemdə olmayan, amma rəfdə tapılan malı da qeyd edin.

Fərqlərin təhlili və silinmənin təsdiqi

Sayım bitəndə fərqləri dərhal düzəliş kimi bağlamaq istəyi böyük olur. Tövsiyəmiz əksinədir: əvvəl izah edin, sonra təsdiqləyin. Fərqlərin xeyli hissəsi itki deyil, uçot səhvidir və onu tapmaq üçün bir neçə sadə yoxlama kifayət edir.

Silinmə və ya mədaxil yalnız səlahiyyətli şəxsin təsdiqi ilə aparılmalıdır. Sayan şəxs, anbardar və rəhbərin imzaladığı akt maddi məsuliyyəti müəyyən etmək üçün əsasdır. Kəsir üzrə vergi və mühasibat nəticələrini, o cümlədən silinmənin necə rəsmiləşdiriləcəyini mühasibinizlə dəqiqləşdirin.

• Eyni məbləğdə bir malda artıq, oxşar malda kəsir varsa, ehtimal ki, mallar qarışdırılıb.
• Son günlərin sənədlərini yoxlayın: işlənməmiş qəbul və ya təhvil fərqi izah edə bilər.
• Ölçü vahidini və qablaşdırma əmsalını yoxlayın.
• Böyük fərqləri təsdiqdən əvvəl yenidən sayın.
• Hər fərq üçün səbəbi qeyd edin: zədə, müddət, qəbul səhvi, izah olunmayan itki.

Nə qədər tez-tez sayım aparmaq lazımdır?

Tam inventarizasiya bütün anbarı əhatə edir və işi dayandırmağı tələb edir, ona görə də onu tez-tez keçirmək çətindir. Bunun alternativi seçmə və ya dövri sayımdır (cycle count): hər həftə malların bir hissəsi sayılır və il ərzində bütün çeşid bir neçə dəfə yoxlanır.

Seçmə sayımı ABC təhlili ilə planlaşdırmaq rahatdır: dəyəri və dövriyyəsi yüksək olan A qrupu daha tez-tez, ucuz və yavaş dövr edən C qrupu daha seyrək sayılır. Bundan əlavə, maddi məsul şəxs dəyişəndə, ciddi uyğunsuzluq aşkarlananda və ya oğurluq şübhəsi olanda növbədənkənar sayım keçirilir. Qanunvericiliyin tələb etdiyi məcburi inventarizasiya halları və müddətləri barədə mühasibinizlə məsləhətləşin.

Tipik səhvlər

• Sayımı satış davam edərkən aparmaq və kəsim anını müəyyən etməmək.
• Sayan şəxsə sistemdəki qalığı göstərmək.
• Bir nəfərin həm saymasına, həm də yazmasına və nəticəni təkbaşına təsdiqləməsinə icazə vermək.
• Fərqləri səbəbsiz silmək və sonra eyni malda eyni fərqlə yenidən qarşılaşmaq.
• Anbarda qalan, amma artıq müştəriyə satılmış və ya müştəriyə məxsus malı saymaq.
• Sayımı ildə bir dəfəlik «böyük hadisə» kimi görmək və aralıq yoxlamaları etməmək.

SBT CRM-də inventarizasiya

SBT CRM-in «Stok və Anbar» bölməsində «Sayım» tabında yeni sayım anbar, tarix, sayan şəxs, anbardar və rəhbərin adı ilə başlayır. Sayım qaralama kimi saxlanılır və təsdiqə qədər qalıqlar dəyişmir. Sayılan miqdarlar əl ilə, barkod skaneri ilə (hər oxuma +1) və ya «Excel vərəqi» ilə daxil edilir; «Kor sayım» işarələnəndə sayan şəxs sistemdəki rəqəmi nə ekranda, nə də Excel vərəqində görür. Əl ilə doldurmaq üçün qalıq göstərilməyən boş «Sayım vərəqi» də çap etmək olar.

«Fərqi olanlar» süzgəci yalnız uyğunsuz malları göstərir ki, təkrar sayım və təhlil asanlaşsın. «Təsdiqlə» basılanda hər mal üzrə fərq «düzəliş» kimi «Hərəkətlər jurnalı»na yazılır, sayımın nömrəsi ilə süzülə bilir; təsdiqlənmiş sayım dəyişdirilmir və silinmir. Akt satış və ya alış qiyməti ilə hesablanır, artıq, kəsir və xalis fərqi göstərir və «Sayan şəxs», «Anbardar», «Rəhbər» imza yerləri ilə çap olunur. Bu modul Business və Enterprise paketlərində mövcuddur.

SBT Consulting & Solutions olaraq inventarizasiyanı birdəfəlik tədbir deyil, nəzarət prosesinin bir hissəsi kimi qururuq. Hazırlığı, kəsim anını və təsdiq qaydasını yazılı müəyyən edin, sayımı isə SBT CRM-də aparın ki, hər fərqin izi qalsın.

Tez-tez verilən suallar

Anbarda inventarizasiya necə aparılır?

Əvvəlcə sənədlər tamamlanır və anbar səliqəyə salınır, sonra sayım zamanı hərəkətlər dayandırılır, mallar kor və iki nəfərlik sayımla sayılır, fərqlər təhlil edilir və nəticə imzalanmış aktla təsdiqlənir.

Kor sayım nədir?

Kor sayımda sayan şəxs sistemdəki qalığı görmür və yalnız rəfdə saydığını yazır. Bu, rəqəmə «uyğunlaşdırma» riskini azaldır və daha dürüst nəticə verir.

Tam sayım ilə seçmə sayım arasında fərq nədir?

Tam sayımda bütün anbar bir dəfəyə sayılır və iş adətən dayandırılır. Seçmə (dövri) sayımda isə hər dəfə malların bir hissəsi sayılır, bahalı və tez satılan mallar daha tez-tez yoxlanır.

Sayımda aşkarlanan kəsir necə silinir?

Kəsir səbəbi araşdırıldıqdan sonra səlahiyyətli şəxsin təsdiqi və imzalanmış aktla rəsmiləşdirilir. Vergi və mühasibat nəticələri üçün mühasibinizlə məsləhətləşin.