Как выбрать кассовую программу: возвраты, смены, склад и НДС

Сначала опишите свой процесс

Прежде чем сравнивать программы, опишите на бумаге, как на самом деле работает ваш магазин. На практике большинство проблем возникает не из-за самой программы, а из-за того, что она не подходит под реальный процесс компании. Ответы на эти вопросы дадут список действительно важных для вас функций.

• Сколько у вас точек продаж и складов, с какого склада продаёт каждая касса?
• Вы продаёте только в розницу или части клиентов даёте оптовые цены?
• Есть ли у товаров штрихкоды или кассир ищет товар по названию? Продаёте ли товары с серийным номером или IMEI?
• Продаёте ли вы, кроме товаров, услуги (доставка, установка, ремонт)?
• В какой программе ведётся бухгалтерия и как туда должны попадать продажи?
• На одной кассе по сменам работают несколько кассиров или у каждого своя касса?

Экран продажи: скорость и безошибочность

В магазине с большим потоком покупателей заметна каждая лишняя секунда на кассе. Тестируя программу, пройдите реальный сценарий: отсканируйте несколько товаров, измените количество, примите часть оплаты наличными, часть картой и распечатайте чек.

Если планируете сенсорный экран, убедитесь, что кнопки и плитки товаров удобно нажимать пальцем. Если работаете с термопринтером, проверьте, печатается ли чек сразу, без окна печати при каждой продаже.

• Отсканированный штрихкод должен сразу добавлять товар в корзину без дополнительных кнопок.
• Повторное сканирование того же товара должно увеличивать количество, а не создавать новую строку.
• Смешанная оплата (наличные и карта) и расчёт сдачи должны быть автоматическими.
• Товар должен быстро находиться по названию, коду и группе.
• Ширина чека должна настраиваться под ленту вашего принтера (обычно 58 или 80 мм).

Смены и контроль наличных

Недостачи редко начинаются с воровства — они начинаются с неконтролируемого процесса: остаток на открытие смены не фиксируется, кассиры работают на чужих кассах, а пересчитанные в конце дня наличные никто не сверяет с системой. Хорошая кассовая программа делает эти шаги обязательными.

• При открытии смены должна фиксироваться сумма наличных в кассе.
• X-отчёт должен показывать текущие итоги без закрытия смены.
• В Z-отчёте кассир должен вводить фактически пересчитанные наличные, а система — показывать расхождение.
• Каждую кассу нужно уметь закрепить за конкретными кассирами, чтобы никто не продавал на чужой кассе.
• Кассир должен видеть только нужные ему разделы; чувствительные операции, например возвраты, должны требовать отдельного права.

Возвраты: операция, требующая особого внимания

Возврат — уязвимое место и для сервиса, и для внутреннего контроля. При слабых правилах через фиктивные возвраты легко вывести наличные из кассы. При выборе подробно спросите, как программа оформляет возврат.

Ещё один ключевой момент: чек продажи нельзя удалять или изменять. Ошибочная продажа исправляется возвратом, после чего пробивается правильный чек. Система, позволяющая удалять чеки, рискованна и для контроля, и для учёта.

• Возврат должен быть привязан к исходному чеку, а количество — не превышать проданное.
• Возвращённый товар должен автоматически возвращаться на склад, а чек возврата — печататься.
• Если у кассира нет права, менеджер должен иметь возможность подтвердить возврат на месте своими учётными данными.
• Возврат без чека должен требовать причину, а саму возможность нужно уметь отключить.
• Срок возврата должен настраиваться; после его истечения возврат может сделать только уполномоченный сотрудник.

Склад и цены: касса не должна жить отдельно от склада

Когда касса и склад ведутся в разных программах, инвентаризация в конце месяца преподносит сюрпризы. Проданный товар должен сразу списываться со склада, к которому привязана касса, а возвращённый — возвращаться туда же. Система, не допускающая отрицательных остатков, поддерживает учётную дисциплину, но требует и своевременного оприходования товара.

• Каждая касса должна быть привязана к конкретному складу, а товар без остатка — не продаваться.
• Нужны минимальный остаток и уведомления о заканчивающихся товарах.
• Розничная и оптовая цены должны храниться отдельно, с минимальным количеством для оптовой цены.
• Услуги должны продаваться без участия склада.
• Все движения товара (продажи, возвраты, перемещения, инвентаризации) должны отслеживаться в журнале.

НДС и фискальные требования

В Азербайджане фискальный чек при розничной продаже выдаётся через онлайн-кассовый аппарат (NKA). Кассовая программа и NKA — не одно и то же: программа управляет продажами, складом и отчётами, а фискальный чек формирует аппарат. Поэтому при выборе уточните, интегрирована ли программа напрямую с вашим аппаратом или номер фискального чека вводится вручную.

Что касается НДС, ставка каждого товара (облагаемый, нулевая ставка или освобождённый) должна храниться в карточке товара, цена продажи — указываться с НДС, а сумма НДС — отдельно отображаться в чеке и отчёте за смену. Конкретные налоговые требования и ставки уточняйте у бухгалтера или в официальных источниках; эта статья не является юридической консультацией.

Раздел «Касса (POS)» в SBT CRM

Раздел «Касса» в SBT CRM работает в одной системе со складом, заказами и клиентами и доступен в пакетах Business и Enterprise. Касса продаёт только со своего склада: проданный товар автоматически списывается с него, а возвращённый — возвращается туда же.

О фискальной части говорим прямо: сейчас касса работает с NKA в «ручном режиме». Кассир вводит номер чека аппарата при оплате или позже в окне чека, а собственный чек CRM печатается с пометкой «не фискальный чек». Прямая интеграция с аппаратами — следующий этап.

Команда SBT Consulting & Solutions помогает проанализировать и выстроить кассовые, складские и бухгалтерские процессы вместе. Подробнее — на сайте crm.sbt.az.

• Поиск по штрихкоду, названию, коду или IMEI, панель товаров по группам и сенсорный режим.
• Наличные, карта и смешанная оплата, расчёт сдачи, печать на термопринтер без предпросмотра.
• Открытие смены, X-отчёт и Z-отчёт с пересчитанными наличными, закрепление касс за кассирами.
• Возврат по чеку и без чека, подтверждение менеджером на месте, настраиваемый срок возврата; чеки не удаляются.
• Ставка НДС в карточке товара, сумма НДС в чеке и в X- и Z-отчётах, оптовые цены и минимумы, передача в 1C.

Частые вопросы

Кассовая программа и онлайн-касса (NKA) — это одно и то же?

Нет. NKA — зарегистрированный аппарат, который формирует фискальный чек, а кассовая программа управляет продажами, складом, сменами и отчётами. При выборе обязательно уточните, как программа работает с вашим аппаратом.

Можно ли удалить ошибочно пробитый чек?

По правильной практике чек продажи не удаляют и не изменяют. Ошибку исправляют возвратом и заново пробивают правильный чек, так все движения остаются в журнале.

Нужно ли разрешать возврат без чека?

Это зависит от политики магазина. Если разрешаете, сделайте обязательными причину и подтверждение уполномоченного сотрудника; если такой необходимости нет, безопаснее полностью отключить эту возможность.

Можно ли вести кассу и склад в разных программах?

Можно, но тогда остатки придётся постоянно сверять, а при инвентаризации расхождений будет больше. Единая система, где продажа на кассе сразу списывается со склада, упрощает учёт.