Как провести инвентаризацию на складе: подготовка, пересчёт и анализ расхождений

Зачем нужна инвентаризация

Учётная система знает только о тех движениях, которые в неё внесли. Товар, повреждённый на полке, отгруженный по ошибке, взятый без документов или недосчитанный при приёмке, в системе не виден. Со временем разрыв между программой и полкой растёт: продавцы обещают клиенту то, чего нет, а закупщики заказывают то, что уже лежит на складе.

Цель инвентаризации не только в том, чтобы сравнять цифры. Главное — найти причину расхождения и закрыть дыру в процессе. Если причина остаётся, исправленный остаток снова разойдётся к следующему пересчёту.

• Вернуть доверие к остаткам, чтобы решения о продажах и закупках опирались на реальные цифры.
• Вовремя выявлять потери, хищения и испорченный товар.
• Документально подтвердить ответственность материально ответственного лица.
• Определить фактическую стоимость запасов для бухгалтерской отчётности.

Подготовка: половина успеха

На практике большинство ошибок возникает не в день пересчёта, а на этапе подготовки. Если на складе беспорядок, документы не проведены и непонятно, кто что считает, даже самая внимательная команда не получит надёжного результата.

• Оформите приказ об инвентаризации: дата, склад, состав комиссии и группы товаров.
• До начала пересчёта проведите в системе все приходы, расходы, возвраты и перемещения.
• Наведите порядок: один товар — в одном месте, вскрытые коробки отмечены отдельно.
• Отделите повреждённый, просроченный и принятый на ответственное хранение товар клиентов.
• Разделите склад на зоны и закрепите каждую за конкретной парой счётчиков.
• Заранее подготовьте сканеры штрихкодов, описи и этикетки.

День пересчёта: слепой счёт, работа в паре и отсечка

Отсечка (cut-off) — самое недооценённое понятие инвентаризации. С начала и до конца пересчёта по этому складу не должно быть ни прихода, ни расхода. Если остановить работу нельзя, держите поступивший во время пересчёта товар отдельно и не включайте его в подсчёт, а каждую отгрузку фиксируйте точно. Иначе разница будет посчитана неверно и появятся недостачи или излишки, которых на самом деле нет.

При слепом пересчёте считающий не видит остаток по системе. Человек, знающий ожидаемую цифру, бессознательно «подгоняет» результат или просто пишет её, если сомневается. Слепой счёт занимает больше времени, зато результат честнее.

При работе в паре один считает, другой записывает или проверяет. Для дорогих и чувствительных товаров полезен независимый повторный пересчёт: позиции, не совпавшие с первым подсчётом, пересчитывает другая пара.

• Считайте стеллажи последовательно, в одном направлении, и отмечайте посчитанные места.
• Считайте фактическое содержимое коробки, а не цифру на ней.
• Следите за единицей измерения: путаница коробок и штук — самая частая ошибка.
• Записывайте и товар, который нашёлся на полке, но отсутствует в системе.

Анализ расхождений и утверждение списаний

После пересчёта велик соблазн сразу провести все расхождения корректировкой. Мы советуем наоборот: сначала объяснить, потом утвердить. Значительная часть расхождений — это не потери, а ошибки учёта, и найти их помогают несколько простых проверок.

Списание и оприходование излишков проводятся только с утверждения уполномоченного лица. Акт, подписанный подсчитавшим, кладовщиком и руководителем, служит основанием для определения материальной ответственности. Налоговые и бухгалтерские последствия недостачи, в том числе порядок оформления списания, уточните у своего бухгалтера.

• Излишек по одному товару и такая же недостача по похожему обычно означают пересортицу.
• Проверьте документы последних дней: непроведённая приёмка или отгрузка может объяснить разницу.
• Проверьте единицу измерения и количество в упаковке.
• Крупные расхождения пересчитайте ещё раз до утверждения.
• Для каждого расхождения укажите причину: порча, истёкший срок, ошибка приёмки, необъяснимая потеря.

Как часто проводить инвентаризацию

Полная инвентаризация охватывает весь склад и обычно требует остановить работу, поэтому проводить её часто сложно. Альтернатива — выборочные (циклические) пересчёты: каждую неделю считается часть ассортимента, и за год весь ассортимент проверяется несколько раз.

Выборочные пересчёты удобно планировать по ABC-анализу: дорогие и быстро оборачивающиеся товары группы A считают чаще, дешёвые и медленные товары группы C — реже. Кроме того, внеплановая инвентаризация проводится при смене материально ответственного лица, при серьёзном расхождении или подозрении на хищение. Об обязательных по закону случаях и сроках инвентаризации проконсультируйтесь с бухгалтером.

Типичные ошибки

• Проводить пересчёт во время продаж, не определив момент отсечки.
• Показывать считающему остаток по системе.
• Позволять одному человеку и считать, и записывать, и единолично утверждать результат.
• Списывать расхождения без причины и потом снова получать ту же разницу по тому же товару.
• Считать товар, который ещё лежит на складе, но уже продан или принадлежит клиенту.
• Воспринимать инвентаризацию как ежегодное «большое событие» без промежуточных проверок.

Инвентаризация в SBT CRM

В разделе «Склад и остатки» SBT CRM на вкладке «Инвентаризация» новый пересчёт начинается с указания склада, даты, подсчитавшего, кладовщика и руководителя. Инвентаризация сохраняется как черновик, и до утверждения остатки не меняются. Фактические количества вводятся вручную, сканером штрихкодов (каждое сканирование +1) или через лист Excel; при отметке «Слепой пересчёт» считающий не видит цифру системы ни на экране, ни в листе Excel. Можно распечатать и пустую «Инвентаризационную опись» без системных остатков для заполнения вручную.

Фильтр «С разницей» показывает только товары с расхождением, что упрощает повторный пересчёт и анализ. При «Утвердить» разница по каждому товару записывается в «Журнал движений» как «корректировка» и фильтруется по номеру инвентаризации; утверждённую инвентаризацию нельзя изменить или удалить. Акт считается по цене продажи или закупочной цене, показывает излишек, недостачу и итоговую разницу и печатается с местами для подписей «Подсчитал», «Кладовщик», «Руководитель». Модуль доступен в тарифах Business и Enterprise.

В SBT Consulting & Solutions мы выстраиваем инвентаризацию как часть системы контроля, а не как разовое мероприятие. Закрепите письменно правила подготовки, отсечки и утверждения, а пересчёт ведите в SBT CRM — тогда у каждого расхождения останется след.

Частые вопросы

Как провести инвентаризацию на складе?

Сначала проведите все документы и наведите порядок на складе, затем остановите движения на время пересчёта, посчитайте товар вслепую и в паре, проанализируйте расхождения и утвердите результат подписанным актом.

Что такое слепой пересчёт?

При слепом пересчёте считающий не видит остаток по системе и записывает только то, что посчитал на полке. Это снижает риск подгонки под ожидаемую цифру и даёт более честный результат.

Чем полная инвентаризация отличается от выборочной?

При полной инвентаризации весь склад считается за один раз, и работа обычно останавливается. При выборочной (циклической) каждый раз пересчитывается часть ассортимента, а дорогие и ходовые товары проверяются чаще.

Как списать недостачу, выявленную при инвентаризации?

После выяснения причины недостача оформляется с утверждения уполномоченного лица и подписанным актом. О налоговых и бухгалтерских последствиях проконсультируйтесь с бухгалтером.